GloriaFood-Daten exportieren, bevor der Dienst endet

Welche Daten musst du sichern?

Fünf Datenarten gehören in deinen Export. Die Tabelle zeigt, wofür du sie beim neuen Anbieter brauchst.¹

In welcher Reihenfolge gehst du vor?

Arbeite die Liste von oben nach unten ab. Du brauchst dafür etwa eine Stunde.

1. Im GloriaFood-Admin einloggen und prüfen, ob alle Standorte sichtbar sind.
2. Speisekarte sichern. Export auslösen und zusätzlich die öffentliche Bestellseite als PDF speichern. Das PDF ist dein Beleg für Preise und Extras.
3. Kundendaten exportieren. Datei sofort an einem Ort ablegen, auf den nur du Zugriff hast.
4. Bestellverlauf exportieren, am besten für den gesamten Zeitraum und zusätzlich je Jahr.
5. Liefergebiete und Aktionen dokumentieren. Karte, Zonen, Mindestbestellwerte, Liefergebühren, Öffnungszeiten, laufende Gutscheine.

TODO: Klickpfade und Screenshots aus einem echten GloriaFood-Konto ergänzen (je Datenart ein Bild mit Bildunterschrift). Ohne Konto bleiben die Schritte bewusst allgemein.

Was tun, wenn ein Export fehlt oder unvollständig ist?

Dann sicherst du den sichtbaren Stand von Hand. Das dauert länger, reicht aber für den Neuaufbau.

• Speisekarte: Die öffentliche Bestellseite im Browser als PDF drucken. Der KI-Speisekartenimport von GastroSprint liest PDF, JPG und PNG ein und erzeugt einen Entwurf, den du prüfst.
• Liefergebiete: Screenshot der Karte. Im neuen System legst du Zonen nach Radius oder Postleitzahl neu an.
• Extras und Optionen: Je Gericht mit Extras einen Screenshot des Bestelldialogs.
• Fotos der Gerichte: Originaldateien suchen. Heruntergeladene Bilder aus dem Shop sind oft verkleinert.

Wo bewahrst du die Dateien auf?

Kundendaten sind personenbezogen. Lege sie nicht in einem geteilten Ordner ab.

• Ein Ordner mit Datum, zum Beispiel gloriafood-export-2026-12.
• Kopie auf einem zweiten Gerät oder in einem Cloud-Speicher mit Zugriffsschutz.
• Bestellverlauf gehört zu den Geschäftsunterlagen. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie lange du ihn aufbewahren musst.

Was gehört zur Speisekarte alles dazu?

Mehr als Namen und Preise. Eine vollständige Sicherung enthält acht Dinge, und beim Neuaufbau fehlt meist genau das, was niemand notiert hat.

• Kategorien in ihrer Reihenfolge, zum Beispiel Vorspeisen, Pizza, Pasta, Getränke.
• Artikel mit Name, Beschreibung und Nummer, falls deine Gäste nach Nummern bestellen.
• Preise je Größe. Klein, mittel, groß oder 26, 32 und 40 cm.
• Extras und Optionsgruppen mit Aufpreis. Dazu die Regeln: Pflichtauswahl oder freiwillig, wie viele Extras höchstens.
• Allergene und Zusatzstoffe je Artikel. Die Kennzeichnung ist Pflicht und kostet beim Neuanlegen viel Zeit.
• Bilder in Originalgröße.
• Verfügbarkeit: Mittagstisch nur bis 15 Uhr, Frühstück nur am Wochenende.
• Steuersätze, falls du sie im System hinterlegt hast. Deine Steuerberatung sagt dir, welche Sätze für Lieferung, Abholung und Verzehr vor Ort gelten.

Zähle am Ende nach: Wie viele Artikel hat deine Karte, wie viele stehen in der Datei?

Welche Kundendaten sind wirklich nützlich?

Die Liste deiner Stammgäste. Sie bringt beim Wechsel mehr als jede Werbeaktion, weil diese Gäste dich schon kennen.

Aus dem Export brauchst du Name, Lieferadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Wertvoll ist außerdem, wie oft jemand bestellt hat. Sortiere die Liste danach. In den meisten Betrieben bringt ein kleiner Teil der Gäste den größten Teil der Bestellungen.

Halte fest, wofür die Gäste ihre Einwilligung gegeben haben. Eine Adresse, die du für die Lieferung bekommen hast, ist nicht automatisch eine Adresse für Werbung. Der sichere Weg, Stammgäste zu erreichen, ist der Beileger in der Tüte: Er braucht keine Einwilligung.

Was liest du aus dem Bestellverlauf?

Sechs Zahlen, die deine Anbieterwahl entscheiden. Nimm die letzten zwölf Monate.

Der Bestellverlauf gehört außerdem zu deinen Geschäftsunterlagen. Sichere ihn auch dann, wenn du die Auswertung nicht machst.

Welche Einstellungen vergisst man leicht?

Alles, was kein Datensatz ist, sondern eine Einstellung. Dafür gibt es selten einen Export, also brauchst du Screenshots.

• Öffnungszeiten und abweichende Bestellzeiten
• Sonderzeiten an Feiertagen und Betriebsferien
• Vorlaufzeit für Abholung und Lieferung
• Mindestbestellwert und Liefergebühr je Zone
• Zahlungsarten je Bestellart, zum Beispiel bar nur bei Abholung
• Texte der Bestellbestätigung an den Gast
• Rechtstexte der Bestellseite: Impressum, AGB, Datenschutz
• Verknüpfte Geräte: Tablet, Drucker, Benachrichtigungen

Geh die Verwaltung Menüpunkt für Menüpunkt durch und mach von jeder Seite ein Bild. Das dauert zwanzig Minuten und erspart dir später das Raten.

Wie prüfst du, ob der Export vollständig ist?

Öffne jede Datei, bevor du sie ablegst. Ein Export, den niemand geöffnet hat, ist keine Sicherung.

1. Lässt sich die Datei öffnen? Tabellen in einem Tabellenprogramm, PDF im Browser.
2. Stimmt die Menge? Zahl der Artikel, Zahl der Kunden und der Zeitraum des Bestellverlaufs.
3. Sind Umlaute lesbar? Steht dort Käse oder eine Zeichenfolge mit Fragezeichen, wähle beim Öffnen die Kodierung UTF-8.
4. Stichprobe: Fünf Gerichte mit Extras von Hand gegen die Bestellseite prüfen.
5. Zweite Kopie anlegen und das Datum in den Ordnernamen schreiben.

Wiederhole den Export des Bestellverlaufs kurz vor der Umschaltung. Dann fehlen dir die letzten Wochen nicht.

Wie gibst du die Daten an den neuen Anbieter weiter?

Gib nur weiter, was der Anbieter für seine Aufgabe braucht. Für ein Angebot reicht die Speisekarte.

• Für das Angebot: Speisekarte als PDF oder Foto, Zahl der Bestellungen, genutzte Funktionen. Keine Kundendaten.
• Für die Einrichtung: zusätzlich Liefergebiete, Öffnungszeiten, Logo und Bilder.
• Kundendaten erst nach Vertragsschluss und nur, wenn der Anbieter sie für dich importiert. Dafür braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Übertragung: über einen geschützten Upload des Anbieters, nicht als offener Anhang einer E-Mail.

Frag den Anbieter, in welchem Format er die Speisekarte am liebsten bekommt. hfoods liest sie per GloriaFood-Schlüssel aus, GastroSprint per KI-Import aus PDF, JPG oder PNG.²

Wie oft solltest du exportieren?

Zweimal. Einmal jetzt, damit nichts verloren geht, und einmal am Tag der Umschaltung, damit die letzten Wochen im Bestellverlauf nicht fehlen.

Der erste Export ist deine Versicherung. Sollte dein Zugang aus irgendeinem Grund früher enden, hast du alles Wichtige. Der zweite Export ergänzt nur Kunden und Bestellungen, die seitdem dazugekommen sind. Speisekarte und Einstellungen sicherst du beim zweiten Mal nur, wenn du sie zwischendurch geändert hast.

Was passiert mit den Daten nach dem Wechsel?

Du bleibst für sie verantwortlich, auch wenn GloriaFood nicht mehr existiert. Drei Regeln helfen.

• Bestellverlauf aufbewahren, solange deine Steuerberatung es für Geschäftsunterlagen verlangt.
• Kundendaten nur so lange behalten, wie du sie brauchst. Sind die Stammgäste im neuen Shop angekommen, hat die alte Liste ihren Zweck erfüllt.
• Kopien zählen. Notiere, wo Exportdateien liegen: Rechner, Stick, Cloud, Postfach. Lösche die Kopien, die du nicht brauchst.

Fragt ein Gast, welche Daten du über ihn gespeichert hast, musst du auch die Exportdateien berücksichtigen.

Was kommt nach dem Export?

Mit den Dateien kannst du Angebote vergleichen, ohne dich festzulegen. Der nächste Schritt ist der Wechselplan. Welche Anbieter welche Daten übernehmen, steht im Vergleich.

Quellen

1. Storekit: Alternatives to GloriaFood, Liste der exportierbaren Daten, Angabe eines Mitbewerbers, abgerufen am 12. November 2026
2. hfoods: GloriaFood Partners, Menü-Import per GloriaFood-Schlüssel
3. GastroSprint-Ratgeber zur GloriaFood-Alternative, Frist für den Datenabruf

Häufige Fragen